2024-07-30
株主総会smartroundって実際どう？導入の成果からおすすめポイントまで、ユーザーの声をまとめました
こんにちは。スマートラウンドのマーケティングチームです。
株主総会といえば、招集通知の作成、発送、回収…と大量の事務仕事に忙殺されているバックオフィスの方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、スマートラウンドが提供する株主総会効率化SaaS、株主総会smartroundの概要と効率化事例をお届けします。
実際に導入いただいたユーザーへのインタビューも引用してまとめておりますので、株主総会smartroundが気になっている方はもちろん、株主総会の負荷を減らしたいと考えている方は、ぜひ自社の状況と照らし合わせながらお読みいただけますと幸いです。
※全般的な機能について詳しく知りたい、という方はぜひsmartroundの概要資料もご参照ください。
※smartroundの登録は無料です。少しでも気になった方はお気軽にご登録ください。
では、早速ご紹介してまいります！
そもそも株主総会smartroundとは？
株主総会smartroundはスタートアップの株主総会を効率化するSaaSです。開催にかかる手続きを自動化し、時間と労力を大幅に削減できます。
多くのスタートアップの方々からもご好評いただいており、2020年6月のリリース以降、株主総会smartroundから70,000通以上の招集通知（※2024年7月現在、みなし株主総会の提案書を含む）が発送されています。
株主総会smartroundの機能と特徴
株主総会smartroundでは、①招集通知の作成・送付 ②委任状の回収・集計 ③開催履歴の管理を一気通貫で行うことができます。手続きや集計、書類管理などで手間のかかりがちな株主総会をDXし、担当者の皆さまの業務を効率化します。
特徴については、以下の5つが挙げられます。
①招集通知等を自動で生成可能
株主総会smartroundでは、開催条件や議案を入力するだけで、招集通知と委任状が自動で生成されます。専門家の監修を受けているため、安心して準備を進めることができます。
②書類のやりとりがワンクリックで完結
事前に登録をした株主の連絡先に招集通知の一斉送付が可能です。また、smartroundから提出された委任状の内容は自動で集計・反映されるので、面倒な書類のやりとりや議決権数などの集計の手間から解放されます。
smartround以外で回収した紙やPDFの回答も、管理画面上にアップロードが可能です。
③株主の負担も軽減
株主総会smartroundで業務が効率化されるのはスタートアップだけではありません。株主はPC・スマホから専用フォームを埋めるだけで簡単に委任状を作成、返送できるため、書面やドキュメント形式で委任状を作成するよりも負担が少なくなります。
④スタートアップ、株主の利用は完全無料
株主総会の機能については、株主数や送付件数に関わらず完全無料でお使いいただけます（2024年7月現在）。クレジットカードの登録も不要で、株主総会の連絡先などの必要な情報さえ登録すればすぐに使い始めることができます。
⑤充実したサポート体制
サービス導入時に課題になりがちな移行作業も、smartroundがサポートさせていただきます。操作面・活用方法に関してはオンライン面談のサポートに加え、チャットからもご質問・ご相談を承っております。
加えて、smartroundへの株主情報の入力をサポートする入力代行サービスも提供しております。データ移行のコストを削減しつつ、株主総会を開催できる状態から使い始めることが可能です（※）。
※入力代行サービスは時期や株主数により、入力作業にお時間を頂戴しております。なるべく余裕を持ってお申し込みください。
株主総会smartroundを使い始めたきっかけはなんですか？
株主総会smartroundの機能と特徴をお伝えしてきましたが、ここからは実際にご利用いただいているユーザーの声をご紹介いたします。
まずはsmartroundを使い始めた「きっかけ」についてです。すでにご利用いただいているユーザーはどのような経緯で検討を始めたのか、過去のインタビュー記事より抜粋してご紹介いたします。
株式会社justInCaseTechnologies 竜石堂 潤一様
株主総会の事務負担が非常に大きくなっていたタイミングでおすすめされて、飛びついたというのが正直なところです。
当初は紙で委任状の送付を行っていたこともあり、複数種類の株式に基づいて、事務作業を手動でコントロールすることに限界を感じていました。引用元：smartroundで楽になった投資家とのコミュニケーション
サグリ株式会社 益田 周様
資金調達を実施し、もともと発行していたJ-KISSがこの増資によって株式に転換されたので、株主が一気に10名ほど増えることになりました。
そうして急増した株主との複雑なやりとりを楽にできないかという観点からsmartroundの利用を始めました。引用元：smartroundで株主総会にかかる時間を80%削減！
株式会社Luup 金川 聖也様
既存ツールからの移行は、初期のハードルが高いのが常ですが、smartroundには入力代行サービスがあるので、それを使って株主のデータを入力いただいていたことも導入の決め手の一つでした。
資金調達で株主が増え、株主総会の運営に課題を感じて導入を検討されたとのことです。また、同じような課題を抱えていらっしゃる方であれば、smartroundがお役に立てそうです。引用元：株主総会、事前承諾をsmartroundで効率化。脱属人化で負担軽減
資金調達で株主が増え、負担が大きくなってきてしまったことが、よくある検討の「きっかけ」なようです。この記事をお読みいただいている方々も同じような課題を抱えていたら、smartroundがお役に立てるかもしれません。
株主総会smartroundを使ってみて一番大きかった変化は？
続いては、株主総会smartroundを実際に使ってみた上での変化についてです。導入を検討されている方にとって最も気になるポイントだと思いますので、ぜひご参考ください。
株式会社LayerX 渡瀬 浩行様
時間よりも、心理的な負担がなくなったことが大きいです。単純な作業時間だけで考えると慣れている人であればトータルで1時間しかかかりません。しかし実際には株主総会が終わるまで、返信が間に合うか、現在の回答率はどれくらいかなど、管理部門の担当者はずっと頭の片隅で意識しておく必要があります。
smartroundを使えばシステムが全部自動で管理してくれます。当然ながら、ミスもしないので安心して任せられます。「常に株主総会のことを気にしていないといけない状態から解放される」というのは非常に大きいメリットです。株式会社タイミー 小川 嶺様
特にうちは株主が多く、エンジェル投資家も多いので、委任状の回収状況をリアルタイムで確認できたり、回答のない株主にはボタン一つでリマインドできるのは便利ですね。
大企業からは書類で求められることもあるので、そういう場合にも必要書類を一括でダウンロードできるのもいいですね。株式会社Flatt Security 豊田 恵二郎様
「これなしでは無理だな」と思いました。大学在学中に起業したということもあり、当初はどうやって株主総会を開いたらいいかわからない状態でしたが、準備から委任状の回収まで全てのフローがウェブで完結するのが非常にありがたいです。引用元：SO管理でストックオプションの価値を可視化！バックオフィスの負担も劇的に削減
600株式会社 阿部 愛様
smartround導入後は、動き方がガラッと変わりましたね。株主の情報を管理する証券データをメンテナンスしていれば、送り先を間違えることもないのが安心です。自動で委任状も格納され、回収状況も反映されるため、シンプルな進捗報告で済むようになりました。郵送してほしいという株主に対しても個別対応できることも便利ですよね。
さらに、進捗も書類もリアルタイムでしっかりと管理できるようになったので、メンタル面でもだいぶ楽になりました。引用元：株主総会smartroundとライブラリ活用で株主とのコミュニケーションをスムーズに。
時間や手間の面だけでなく、心理的な負担を挙げられる方もいらっしゃいました。株主総会はミスが許されないことから、書面の準備や発送など気を使う作業が多いようです。
さらに、委任状の返送タイミングは株主の都合に大きく影響されるため、回収締め切りまで「きちんと全員返送してくれるか」というプレッシャーを感じている方がほとんどです。抜け漏れなく状況を反映し、担当者が安心して管理を任せられるのはSaaSならではのメリットです。
株主総会がどれくらい効率化されましたか？
続いては、より具体的に「どれくらい効率化されたか」についての声をご紹介します。株主総会の運営方法や株主数など、状況によるところは大きいのですが、参考にしていただける部分も多いと思いますので、ぜひご覧ください。
株式会社justInCaseTechnologies 竜石堂 潤一様
今までの負担を10とするなら、導入後は2〜3程度にまで軽減されました。
紙で対応していた頃は、提出されている書類を回収して、集計して、ファイリングして、督促して、と対応していた作業がオンライン上で完結するようになり、圧倒的に楽になりましたね。引用元：smartroundで楽になった投資家とのコミュニケーション
サグリ株式会社 益田 周様
これまでは株主総会の度にだいたい5時間くらい時間をかけていましたが、1時間程度に削減することができ業務の効率化によって心理的な負担もかなり軽減されました。引用元：smartroundで株主総会にかかる時間を80%削減！
株式会社Fun Group 田中 俊輔様
書類の送付コストと委任状の回収までの時間が圧倒的に削減されました。smartroundで発送手続きのフローを踏めば、招集通知の送付が完了し、当日のうちに株主の方の半数以上から回答をいただくことができ、導入前と比べてコスト削減が実現し感動しました。冗談じゃなく1/100くらいコスト削減できていると思いますね。リース株式会社 東海林 麻美様
以前は、メール、ストレージとあちこちに散らばっていた株主の情報も一元化できたので、メールアドレスの更新漏れなどもなくなり、ミスの発見やリカバリーにかける時間も削減できました。時間だけであれば、最低でも今までの4分の1くらいにはなっていると思います。引用元：smartroundでミスをなくし、業務も効率化。会社を支えるバックオフィスの味方
Acall株式会社 岩﨑 温代様
そもそもsmartroundがなければ株主総会の開催ができなかったと思います（笑）。あまり知識がない中だったため、必要な事項を選択していけば所定の様式で招集通知が簡単に作成できる株主総会smartroundは有り難かったです。
ゼロから調べて作成する必要がなく、1日で準備ができたところは本当に良かったなと思っています。引用元：社外への共有も社内での引き継ぎも、smartroundでスムーズに。
株主が多い会社ほど、効率化される業務の量も多くなる傾向にあるようです。
また、関連情報の一元化や、紙から電子への転換といったいわゆるDX的な機能が効率化に影響しているという声もありました。加えて、初めての株主総会でも運営をスムーズにガイドしてくれる設計そのものも効率化に大きく寄与していることが読み取れます。
株主の反応はどうでしたか？
いくら社内のフローが効率化されるとしても、株主の皆様への配慮を欠くわけにはいきません。これまでとは違う観点で、導入時の「株主の反応」や実際の回答状況がどのように変化したか、ご紹介いたします。
株式会社YOUTRUST 田中 喜久様
株主側の対応が簡略化される点も良いですよね。初回は代表の岩崎が回答するところを見せてもらったのですが、ワンアクションなので操作上の問題もありませんでした。引用元：情報を「ためやすい、見やすい、探しやすい」スタートアップの管理部門にフィットするサービス
サグリ株式会社 益田 周様
電磁的方法への事前承諾も簡単に送付・回答ができますし、委任状の回答もポチポチ入力するだけで完了するため委任状の返答率も向上しました。引用元：smartroundで株主総会にかかる時間を80%削減！
株式会社Brandit 鍛治 良紀様
smartroundを使ったことがない人でもメールのリンクからアカウント登録等の必要はなく回答できることによって、銀行系の株主の方からもサクッと回答いただけて非常にスムーズにコミュニケーションでき、結果的にほとんどの株主からsmartround経由で委任状をいただくことができました。 PIVOT株式会社 國森 理恵様
こんなSaaSがあるんだね、と喜んで触ってもらえたことが印象的で、今でもよく覚えています。
実際、どこを見ればいいのかシステム上でも一目で分かりますし、回答のハードルも下がったので、以前より株主からの返送も早くなり、リマインドも減らせました。
株主の中には、世界各国を飛び回っていて、どこに書類を送れば届くか分からないという方もいらっしゃるので、オンラインで送付できるのは本当にありがたいですね。引用元：スタートアップの挑戦を支えるのに欠かせないsmartround。バックオフィスの業務を効率化し、必要なデータを管理
株主側も特に問題なくお使いいただけた、というお声をいただいております。ワンクリックで返送可能なため、投資家以外の活動を行っていることの多い個人投資家のみなさまなども回答しやすくなった、というコメントもいただいております。
smartroundから送付する場合、社内で担当者に転送できる機能もあるため、窓口担当から決裁者へもスムーズに連携いただけます。
導入すべきベストタイミングは？
資金調達後の株主が増えたタイミングで導入されることの多いsmartround。より具体的には、どのようなタイミングでの導入がおすすめなのでしょうか。実際にいただいている声から抜粋いたします。
株式会社LayerX 渡瀬 浩行様
株主が5人を超えたらもうsmartroundから送付してしまった方が早いのではないでしょうか。早いうちに導入すれば、株主数に比例して増える発送や回収、管理といった工数も削減できます。株式会社Unito 倉田 直樹様
外部株主が入る資金調達の2回目あたりからがおすすめです。外部株主の数が増えてきたけれど、管理にまだリソースを割けず、社長とスタッフが実務を担当しているフェーズのイメージですね。
もちろん、最初から導入してデータを整えておければベストですが、外部株主が増えてくるタイミングで導入しておくと効率化に繋がると思います。引用元：smartround活用で管理部門の業務を、簡単、確実に、コスパよく
会社の性質や株主の人数などによってベストタイミングは大きく異なりますが、株主が5人、外部の資金調達2回目、とのことです。もし「自社が導入すべきか」検討を迷っている場合は、1つの目安として参考にしてください。
※今がタイミングだと感じた方へ、smartroundの無料登録はこちらです。
おすすめポイントを教えてください！
最後に、ユーザーのみなさまからsmartroundのおすすめポイントを教えていただきました。
株式会社YOUTRUST 古俣 亮子様
未経験で知識がなくても簡単に使えて、間違いのないように運用できるサービスです。使ってみて分かる良さがあるので、気になったらぜひチャレンジしてみてください。引用元：情報を「ためやすい、見やすい、探しやすい」スタートアップの管理部門にフィットするサービス
株式会社タイミー 小川 嶺様
創業初期の起業家にとって、事務作業を削減して本業に集中できることはとても有り難いことです。株式会社Engineerforce 飯田 佳明様
J-KISS発行が初めてなので決議を取るのにもわからないことが多くありましたが、smartroundで招集通知の送付や委任状の回収ができ、その内容で実際に登記までできたのでとても助かりました。
資本政策と株主総会は切っても切り離せない関係なので、こういった範囲を網羅しているというのは、僕の中ですごく助かっています。引用元：資本政策の作成から投資家との出会いまでをsmartroundで。
株式会社メトセラ 菅 愛子様
会社の成長のためにも、自身の業務を効率化するためにも、初期フェーズから、SaaSを導入して管理することが大切なんだということを伝えたいです。引用元：株主総会smartroundで業務効率化、心理的負担も軽減
PIVOT株式会社 國森 理恵様
smartroundがあれば、タイトなスケジュールでも総会運用に耐えられるため、特にスピード感を求められるスタートアップには本当に必須なツールだなと。引用元：スタートアップの挑戦を支えるのに欠かせないsmartround。バックオフィスの業務を効率化し、必要なデータを管理
株式会社クアンド 佐伯 拓磨様
コーポレートの仕事は「いかに効率的かつミスなくできるか」という守りの部分が求められますが、smartroundはそれを実行する最適なツールの一つであると思います。
経営やバックオフィスの経験が無くても、ノウハウ含めsmartroundがサポートしてくれるので実務の中で学べますし、自分の成長にも繋げられるツールです。もし仮に私が別の会社に行ったとしても、smartroundは使い続けたいですね。引用元：どこのスタートアップに行っても使いたいサービス。正確さと効率化で「守り」のコーポレートを支えるsmartround
株式会社Unito 倉田 直樹様
とにかく楽だし、ミスも無くなるので絶対使った方がいいです。
株主総会や資本政策表等の基本的な機能は無料で利用できるので、使わない理由はないと言えるのではないでしょうか。引用元：smartround活用で管理部門の業務を、簡単、確実に、コスパよく
「未経験でも簡単に使える」「タイトなスケジュールでも耐えられる」「効率よくミスなくできる」といったありがたいお声をいただいております。引き続き皆様の業務効率に貢献できるよう、サービスの品質を向上させてまいります。
もっと詳しくsmartroundを知りたい方へ
株主総会smartroundについて、機能から実際のご利用ユーザーの声までご紹介してきました。利用イメージがより具体的になっていれば幸いです。
なお、お客様ごとの活用事例は、こちらの導入事例より一覧でもご覧いただけます。
また、株主総会smartroundを含むスタートアップ向け機能についてもっと知りたいという方は、smartroundの概要資料をご参照ください。
最後までお読みくださり、ありがとうございました！
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