2023-12-27

株主総会にかかる時間を80%削減！smartroundの効果を最大化する導入タイミングとは

※本記事は以前noteで公開した「株主総会smartroundで株主総会にかかる時間を80%削減！導入を考えたい2つのタイミング✌️」を加筆・修正したものになります。

こんにちは！スマートラウンドでプロダクトマネージャーをしている藤原です。

みなさま、そろそろ定時株主総会の季節ではないでしょうか？
株主総会を開催するにあたって、招集通知を用意して、株主に送付して、委任状を回収して…とたくさんの事務作業に追われていることかと思います。
そんな方に、本日は弊社が提供している株主総会smartround ( 無料で使えます！) の便利な4つのポイントと導入を考えたい2つのタイミング、そして初めての方にうれしいキャンペーンについてもご紹介します！！

株主総会smartroundとは？

株主総会smartroundとは、スタートアップの株主総会を効率化するツールです。
株主総会に関する手続きを自動化し、開催にかかる時間と労力を大幅に削減できます。
ユーザー様からも好評で、2020年6月のリリース以降、株主総会smartroundから20,000通以上の招集通知（※）が発送されています！
※2023年5月現在,みなし株主総会の提案書を含む

ここからは株主総会の便利なポイントを4つ、紹介します。

①招集通知等を自動生成！

開催条件や議案を入力するだけで、招集通知と委任状を自動で生成できます。また、一部の議案については株主総会参考資料の自動生成にも対応しています。
専門家の監修を受けているので、書類の準備に頭を悩ませることなく、安心して準備を進めることができます。

②書類のやりとりがワンクリックで完結！

招集通知は事前に入力された株主の連絡先に一斉送付されます。また、smartroundから提出されてた委任状の内容はリアルタイムに集計・反映されるので、面倒な書類のやりとりや議決権数などの集計の手間から解放されます。

③株主の負担も軽減！

株主はPC・スマホから専用フォームを埋めるだけで簡単に委任状を作成、返送できます。書面やドキュメント形式で委任状を作成するよりも負担が少なく、株主側からも好評です。

④スタートアップ、株主の利用は完全無料！

株主数や送付件数に関わらず、株主総会smartroundは完全無料でお使いいただけます。もちろん、クレジットカードの登録も不要です。まずはsmartroundにご登録いただき、お気軽にお試しください！

株主総会smartroundの導入を考えたい2つのタイミング

このようにスタートアップのみなさまにとってさまざまなメリットがある株主総会ですが、ぜひ導入を検討いただきたいタイミングが2つあります。それぞれ、理由とメリットをご説明します！

①はじめての株主総会を開催するとき
②外部株主ができたとき

①はじめての株主総会を開催するとき

まず、1つめのおすすめしたいタイミングは「はじめて株主総会を開催するとき」です。
設立したばかりで少数のメンバーで運営しているスタートアップでは、株主総会の知識・経験が十分にあるメンバーがいるとは限りません。手探りの状態で進め方や書類のサンプルを探しては確認していく必要があります。

株主総会smartroundは専門家の監修を受けたツールです。迷うことなく以下の作業を進めることができ、はじめての株主総会でも安心して開催できます！

招集通知の作成
委任状の作成
議決権数の計算

smartroundでは、はじめての方向けに「株主総会マニュアル」にて必要な知識をまとめていますので、ぜひキャッチアップにお役立てください！

②外部株主ができたとき

次におすすめしたいタイミングは、「外部株主ができたとき」です！
VCなどの外部株主がいない場合、頻繁にコミュニケーションをとっている内部のメンバーだけで株主総会を開催することが多く、ある程度柔軟な運営が可能です。

ところが、外部株主が増えると状況は大きく変わります。より厳格なルールに沿って株主総会を開催し、証票となる書類を用意する必要が出てきます。

また、書類の準備、発送、委任状の回収などにかかる事務コストは株主の数に比例して負担が大きくなります。株主が少ないうちは気にならなくても、会社が成長し株主が10名、20名…と増えてくると、作業にかかるコストは無視できなくなってきます。

株主総会スマートラウンドを利用すれば以下の作業が全て自動化できます。

株主それぞれの宛名を入れて招集通知を発送する
委任状の提出状況をリストアップする
株主が提出した委任状を読み取り、賛否を集計する

今後のさらなる会社拡大を見据えて、シードラウンド/シリーズAラウンドなどを迎えたタイミングで株主総会smartroundを導入し、株主総会に関する作業を自動化しておくことをおすすめします。実際にsmartroundで株主総会にかかる時間を80%削減したユーザー様や1株主あたり700円かかっていたコストを0円にできたユーザー様もいらっしゃいますので、ご参考にしていただければと思います。