※記載の状況は取材当時（2024年9月2日）のものです。

WHITE CROSS株式会社について

歯科業界情報サイト「WHITE CROSS」を中核としたデジタル・プラットフォームを運営。歯科医療現場向けに、情報・教育インフラを提供し、産業向けにコンサルテーション＆ マーケティング支援サービスを提供している。クリニックDX事業では、歯科技工所と歯科医院を繋ぐコミュニケーションSaaS「技工くん」と、歯科医院向けの求人サイト「デンタルスタイル」を運営し、歯科医院のDXを支援している。

公式ページ：https://whitecross.jp/ 

永畑 雄太さんプロフィール

人事部部長。関西学院大学法学部卒。不動産・保険営業を経験後、リクルートメディカルキャリアにて医療系人材営業に従事。福岡支社の立ち上げから拡大までを主導。その後、インテリジェンス(現 パーソルキャリア)で営業帯域のキャリアアドバイザーを勤め、人事部門を経て現職。

サマリー

・チャット機能を活用し、株主とのコミュニケーションを集約。

・取締役会では労力が3割に。招集通知の送付から議事録作成までを効率化。

・株主総会は進捗がリアルタイムでわかり安心。株主総会マニュアルも活用。

歯科医療の専門メディアを運営し、有益な情報を発信

――事業内容について教えてください。

事業の柱としては、大きく分けて3つあります。
一つは、歯科医療情報の専門メディアの運用です。歯科医師や歯科衛生士など、歯科医療のプロフェッショナルを対象に、学会の発表や先輩歯科医師のインタビュー、歯科医院で使える患者さんへの説明資料（要登録）などの有益な情報を発信しています。

また、歯科助手がEラーニングで学習し、それを院長が管理できるサービスも提供しています。加えて、これらの情報を提供することで登録いただいた方々には、著名な先生のセミナーなども提供しています。

もう一つは企業へのプロモーション支援です。歯科関連企業や医療系企業だけではなく、富裕層向けにアプローチしたい不動産会社やカーディーラー、カード会社から百貨店、保険会社なども対象となります。
歯科医師は店舗のオーナーとも言えるので、店舗向けサービスを提供している企業も顧客です。

最後に、新規事業として、歯科医院と歯科技工士のコミュニケーションを繋ぐSaaSのサービスも提供しています。

――歯科業界にはどのような課題があるのでしょうか。

歯科業界の現状として、日本全国に歯科医師が10万8千人いて、歯科医院が6万8千件ある状態です。つまり66％くらいは開業医師となっています。

小規模組織がほとんどであるため、例えば新卒で入ってからは基本的に先輩（一人院長）からしか教わらず、共有のイントラネットもないため、知の共有がされずに脈々と受け継がれてきたやり方を続けてしまっている。そういったペインがあるため、メディアをプラットフォームとしたナレッジシェアが必要とされています。

また、迅速に情報を共有するという点でも課題があります。業界での情報源として論文や新聞、雑誌などもありますが、紙を待っていると情報を把握できるタイミングが1〜3ヶ月、海外の情報になると半年遅れになってしまいます。

内容の正確さは担保されているものの、タイムラグにより損なわれるものも大きいため、Webメディアでの情報提供に価値を感じていただいています。

――会社の規模や管理部門の体制について教えてください。

売上は数億円規模で、人数は50名ほどです。

管理部門には管理部と人事部があり、経営企画と情報システムと経理が管理部、組織と労務と法務が人事部といった形で分担しています。

――smartroundを使っているのはどのポジションの方なのでしょうか？

私（永畑さん）ともう1名がメインで使っています。
取締役会は私が担当していて、データ管理はもう1名でもできるようにしています。

実は以前、IPO準備室という部署があったのですが、メンバーが退職して私が引き継ぎました。ですが、経験や知識は元々なく、前任者はベテランすぎて基本的に頭の中で整理ができてしまっていたので、ノウハウもあまり残っていませんでした。

業務の全体像や構造が分かりにくく、会社法に大きく関係し影響度も大きいので、自分がどこまでわかっているか、ミスはないかという不安は常にありました。また、必要なデータが点在しており、読み解きにも苦労したため、引き継いだ段階で何らかのシステムに集約したいと考えていました。

株主とのコミュニケーションを集約するためにsmartroundを導入

――smartroundを知ったきっかけや導入の決め手を教えてください。

記事を見て「便利そう」と思ったのがきっかけだったと記憶しています。競合となるサービスも認識していなかったため、現状の運用かsmartroundの導入のどちらかで検討していました。

導入を決めたのは、株主とのコミュニケーションが全て集約できるツールだったからです。前任の頃はやりとりが全てメールだったため、煩雑で時間もかかっているのが課題感としてありました。

smartroundにもチャット機能があるのがよかったですね。Facebook Messengerなどのチャットツールもありますが、結局一つに集約するとなると難しいなと感じました。

現在は一社を除いて、smartroundのチャットにコミュニケーションを集約できています。株主の中には大企業の方もいらっしゃるのですが、導入にあたっては特に大きな反対もなく、スムーズに使用いただけています。

チャットから活用を始めて、株主総会、取締役会と随時導入を進めています。

smartroundのチャット画面（※画面はデモ用のものです）。絵文字でのリアクション、ファイル送信、チャットの横断検索など、一通りの機能が揃っている。会社のメールアドレスに紐づいたアカウントのため、個人のアドレスで作るチャットサービスよりもセキュアに使っていただける。

取締役会は労力が3割に！進捗がわかる安心感も

――株主総会を実際に使ってみていかがですか？

株主総会smartroundは、委任状の回収状況など、全ての進捗がリアルタイムで分かるので助かっています。

※株主総会smartroundの詳細はこちら
概要資料をダウンロードする

元々は自分でスプレッドシートを作って手動で進捗を反映させていましたが、手動である以上、完全にミスなくという運用は難しいですよね。

smartroundは他の会社の運用と同じく一定の枠組みの中で自動で進んでいくので、安心感があります。

smartroundの株主総会機能の画面（※画面はデモ用のものです）。出欠や議決権の状況についてリアルタイムに確認ができる。

――未経験からの株主総会運用にあたり、どのように対応されましたか。

スマートラウンドの株主総会マニュアルを見たり、弁護士に確認したりしつつ進めていました。

株主総会の進め方などもWeb上でキャッチアップすることが多く、smartroundのご利用ガイドや株主総会マニュアルを参照しています。専門でやっているわけではない身からすると、smartroundから基本的かつ正確性が担保された情報を提供してくれているのはありがたいですね。

正直、どれだけ確認しても不安は残りましたが、最終的にはトラブルなく終えることができました。

関係知識のインプットに集中するために、途中で株主との間に発生するキャッチボールとかコミュニケーション（連絡手段）の多さに時間を費やしてしまうことは避けたいと考えていたので、smartroundに集約できてよかったと感じています。

――取締役会は実際に使ってみていかがでしたか？

株主総会も取締役会も基本のフローやUI・UXは一緒なので、もともと株主総会を使っていた身としては進めやすかったですね。

※取締役会smartroundの詳細はこちら
概要資料をダウンロードする

招集通知の事前連絡も出欠確認も楽ですし、議事録も簡単に作成できます。今までのやり方で、一番手間がかかるのが電子化や紙をスキャンする工程だったので、そういった作業から解放されたのも大きいです。

――具体的に、どの程度効率化されましたか。

これまでが100だとすると30くらいにはなりました。
電子化や連絡の手間の削減もそうですが、一番助かってるのは議事録です。今までは議事録を確認した後に、印刷、製本、印鑑、スキャン、格納と続くフローが、PDF化して回収するだけになったのはありがたいです。

取締役会smartroundには、議事録を作成するためのテンプレート機能も存在する。smartroundに入力した情報をベースにダウンロードでき、議事録作成を効率化する。

ちょっとした疑問にも、気軽に相談ができるサポートの存在

――導入を検討されているスタートアップにおすすめしたいポイントはありますか。

smartroundを活用すれば、株主とのコミュニケーションがスムーズになります。
多くの株主に一気に連絡できますし、進捗管理から書類の保管まで一元管理できるのは便利ですよね。

また、スマートラウンドのチャットサポートも助かっています。弁護士に確認するほどでもないようなものから、操作に関する質問も遠慮なく聞けます。そもそも弁護士に確認すべきかどうか判断の難しい内容もあるので、サポートの方から、ここの部分は弁護士に確認してください、と教えていただけるのもありがたいですね。

こういうふうに企業の担当者に寄り添っていて、「聞けるところがある」と思えるのも心理的な負担軽減に繋がっていると思います。ぜひ気軽に使ってみてください！

――永畑さん、ありがとうございました！

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