2024-10-15

スタートアップ

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株主総会
ライブラリ
資本政策
経営管理

株主総会や投資家への資料共有をsmartroundで効率化し、大幅な負担軽減を実感。

株式会社Helpfeel 洛西一周さん、岸貴大さん

今回は「テクノロジーの発明により、人の可能性を拡張する」をビジョンに「Helpfeel（ヘルプフィール）」や「Helpfeel Cosense（ヘルプフィールコセンス）」「Gyazo（ギャゾー）」を提供する株式会社Helpfeelの洛西一周さん、岸貴大さんにsmartroundを利用したきっかけや、導入前後の変化を伺いました。

※記載の状況は取材当時（2024年9月2日）のものです。

株式会社Helpfeelについて

AIと人を置き換えるのではなく、AIによって人の弱い部分を助けることをミッションに掲げ「テクノロジーの発明により、人の可能性を拡張する」ことをビジョンとする。導入サイト数400を超える自己解決を支援する検索型FAQ「Helpfeel」に加え、ドキュメント文化が育つナレッジベース「Helpfeel Cosense」、情報をナレッジにするメディアキャプチャー「Gyazo」を開発・運営。

公式ページ：https://corp.helpfeel.com

以前の事例取材記事：https://jp.smartround.com/voc/Nota_OneCapital

洛西一周さんプロフィール

慶應義塾大学大学院政策・メディア研究科修士課程修了。「人間味ある」プログラムづくりを掲げて、高校時代から紙copiなどのソフトウェアを開発し億単位のセールスを記録。2007年に前身となるNota, Inc.をシリコンバレーで創業し、2020年に株式会社Helpfeel（旧社名　Nota株式会社）を設立、グローバル市場でアプリやウェブの開発を手がけ事業を成功させる。現在の海外売上比率は30%以上。2003年度 IPA未踏ソフトウェア創造事業スーパークリエータ認定。

岸貴大さんプロフィール

管理部長兼経営企画室長。新卒でみずほ証券株式会社に入社。投資銀行部門にて、PEファンドをクライアントとした法人営業を行い、M&A及びIPOのオリジネーションを担当。その後、M&Aアドバイザリー部に異動し、化学、自動車・機械業界、その他中小型案件に対するM&Aアドバイザリー業務に従事。M&Aのスタートアップ企業にてアドバイザリー業務とチームマネジメントを行った後、2024年4月より現職。

サマリー

・最新かつ正確な書類は常に「ライブラリ」に。継続的な情報管理に最適。

・株主総会や取締役会はsmartroundにお任せ。委任状の回収状況や議事録の確認状況が一目で分かり圧倒的な負担減。

・投資家への四半期ごとの報告をメールからURL共有に。大幅な業務工数削減に成功。

テクノロジーの発明により、人の可能性を拡張するスタートアップ

――早速ですが、事業内容やミッションについてお聞かせください。

洛西一周さん（以下、洛西）：CS領域において自己解決を支援する検索型FAQである「Helpfeel」や、ドキュメント文化が育つナレッジベース「Helpfeel Concence」、情報をナレッジにするメディアキャプチャー「Gyazo」の3つのプロダクトを開発・運営しています。

――管理部門の体制や業務内容について教えてください。

岸貴大さん（以下、岸）：経営企画・管理部門を担当しています。基本的には、与実管理などで会社全体を見つつ、ガバナンスや内部の管理体制、社内の非効率なところを「会社として整えていく」という仕事をしています。ざっくりになりますが、経営企画としては先を向いて、管理部門としては過去というか、実績を見ているという感じです。

――smartroundを使っているのは、主にお二人なのでしょうか。

岸：私が対応しているのは株主総会や取締役会といった機関決議や、ライブラリを使った株主への説明、SO管理機能などですね。株主総会の運営などは管理部門のメンバー数名で入り、一緒に確認も行っています。

洛西：私は2023年末の資金調達時に使うことが多かったですね。直近では取締役会の開催時に、議事録の承認対応もしています。

代表取締役の洛西一周さん（左）と管理部長兼経営企画室長の岸貴大さん（右）

株主への定期報告や資金調達で発揮された「ライブラリ」活用の効果。書類を一括共有できる利便性。

――smartround活用のきっかけについて教えてください。

洛西：投資家からの紹介をきっかけに、経営管理機能でP/LとB/Sを投資家に共有するところから使い始めました（編注：導入当初の使い方については以前の事例記事「smartroundは「未上場企業のためのIRページ」をご覧ください）。

続けて、株主への共有・報告のためにライブラリ機能を使い始めました。

四半期に一度の定期報告で、財務数値や関連する資料を何種類か提供する必要があり、少なくない株主に都度個別に資料を共有する手間が非常に大きかったんですね。

そこで、ライブラリに最新の資料を全て格納して必要な方に閲覧権限を付与し、自由に見ていただく形にしました。

各資料をまとめて格納できるライブラリ機能（※画面はデモ用のものです）。資料は様々なファイル形式に加えてGoogle DriveなどのURLも登録できる。外部の投資家やアドバイザーへの資料共有も簡単。2024年7月には「サブフォルダ」をリリースし、階層管理も可能に。

――特に「ライブラリ」の活用度が高いですよね。他にどのような場面で活用されていますか？

洛西：資金調達のDD（編注：デュー・デリジェンス）に使い、調達完了後は継続的な資料提供にも活用しています。

今までは複数の投資家に同じ資料を都度チャットやメールで送っていました。メールだと容量オーバーになることも多く、Google Driveなど別のツールでフォローする必要がありました。

ライブラリに切り替えたことで、DD用のフォルダを作成してURLを渡すだけになったので、非常に楽になりました。Google DriveでもURL共有はできますが、個別にフォルダを作る必要があるため、ライブラリの方が手間がかかりません。

また、普段の資料の管理の面でも役立っています。
最新版が分かりやすいので、ここ数年の基本的な会社の資料は全て、ライブラリに格納しています。資金調達後に株主に対して継続的に資料を共有する際にもとても便利です。

取締役会・株主総会の活用で、大幅な工数削減を実現

――最もよく使っていらっしゃる機能はなんでしょうか。

洛西：株主総会はシリーズB後から活用しています。取締役会は2024年の夏頃から使っており、どちらも便利だと感じています。

※株主総会smartroundの詳細はこちら
概要資料をダウンロードする

特に新規の資金調達を決議する株主総会はもともと紙で運用していたのでかなり大変でした。当時は基本的にみなし株主総会を行っていたため、全株主からの同意書を期限内に集める必要があったんですね。
本社が京都なので、東京にいる株主のオフィスに出向き、近くのホテルを取って待機するなど、かなりの手間と時間がかかっていました。

――実際に株主総会を導入してみて、どういう変化がありましたか？

洛西：大きな変化として、紙によるみなし決議が不要になりました。

委任状の回収状況も一目で把握でき、進捗管理も簡単になりました。待ち時間も少なくなり、運用の体感としては1〜2週間は早く業務を回せるようになったのではないかと思います。

株主総会smartroundでは各株主のステータスや出欠状況、委任状の回収状況をリアルタイムで把握でき、再送も簡単。また、書面や任意の書式で提出された場合も手動で記録できるため、株主の提出方法に合わせて柔軟に対応することが可能。

岸：取締役会も株主総会とほぼ同じ手順で運用できるので、問題なく活用できています。取締役会の電子署名はリレー式ではないので、特に効率化できたと感じますね。

※取締役会smartroundの詳細はこちら
概要資料をダウンロードする

洛西：スタートアップが株主を増やす際、管理の手間がネックになるという要因でとまどってしまう場面があります。ですが、smartroundを使えばそうした管理の手間が気にならなくなるので、株主を増やしやすくなるのは大きいです。オンラインでやり取りできるので、普段海外にいる株主にもアプローチできるというメリットもあります。

――他にはどのような機能を使っていらっしゃいますか。

洛西：資本政策と経営管理を使っています。smartroundに入れている資本政策を正式かつ最新のものとして、投資家に共有しています。割り当てる株式数のシミュレーションは手元のスプレッドシートで行い、確定した内容を反映しています。

岸：株主名簿や新株予約権原簿の出力もできるので、投資家の求めに応じて共有することもあります。