事前承諾、株主総会、取締役会や株主コミュニケーションを一元化！スタートアップの業務効率化事例をまとめました

smartroundユーザーの中で、事前承諾、株主総会、取締役会といった機関決議をまとめて管理し、「機関決議や株主コミュニケーションを一元化すること」に価値を感じていただけるケースが増えています。

株主の数が増えるほど、メールや各種チャットなどにコミュニケーションチャネルが分散していくため、smartroundで一元化することで負担を減らすメリットを感じる方が多いです。

そこで今回は、機関決議や株主コミュニケーションを一元管理いただくことで業務効率化に成功した4社の最新事例をご紹介します。

こんな方々へおすすめの記事です▼
・株主総会や取締役会の運営業務を効率化したい
・株主とのコミュニケーションに課題を感じている
・バラバラに管理している機関決議を一元管理したい

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事前承諾、株主総会、取締役会や株主コミュニケーションを一元管理した事例

早速ですが、具体的な事例から、株主コミュニケーションや事前承諾、株主総会、取締役会といった機関決議の一元管理で業務効率化に成功したお客様の声をご紹介します。

事前承諾、取締役会、株主総会をsmartroundで一元管理。7割の負荷削減に成功。

事例記事の全文はこちら▼
https://jp.smartround.com/voc/EX4Energy

まずご紹介したいのが、取材当時シリーズAのフェーズにあったEX4Energy株式会社様の事例です。元々は株主とのコミュニケーションを一本化できることをメリットに感じ、smartroundの本格導入を決めていただきました。

2024年6月、既存株主の紹介をきっかけに使い始めました。比較のために他のツールと同時に使い始めたのですが、結果として株主とのコミュニケーションを一気通貫で対応できるsmartroundに一本化しました。

資金調達にあたって潜在投資家とのやりとりや、既存株主との契約の見直しなどの対応で事前承諾や取締役会などを頻繁に開催する必要に迫られていました。株主とのデータ共有、事前承諾、取締役会、株主総会の全てを同じプラットフォームでセキュアにできることがsmartround活用の決め手になりました。

今では管理業務の7割をsmartroundに寄せて一元化しているとのこと。仕組み化してsmartroundにルーティンを落とし込むことで、体感としては全体の負荷が3割削減されたそうです。

全体の管理系の業務を7割はsmartroundに寄せて、一元化しています。株主へのデータの共有はライブラリに一本化し、株主総会や取締役会、事前承諾も招集通知の送付から議事録の格納まで全ての記録をsmartroundに集約しています。

EX4Energy株式会社様のように、機関決議や株主とのやりとり一元化のニーズは多くのスタートアップが抱えています。もし同じような悩みを抱えられている方がいらっしゃいましたら、ぜひsmartroundをご活用ください。

事例記事の全文はこちら▼
https://jp.smartround.com/voc/EX4Energy

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株主総会や投資家への資料共有をsmartroundで効率化し、大幅な負担軽減を実感。

事例記事の全文はこちら▼
https://jp.smartround.com/voc/Helpfeel

続いてご紹介するのは株式会社Helpfeel様の事例です。シリーズB後から、株主総会を、2024年の夏頃から取締役会をご利用いただいています。

各機能の概要資料は以下からダウンロードいただけます▼
株主総会smartround概要資料
取締役会smartround概要資料

株主が増えるほど個々のコミュニケーションが増え煩雑になるところを、smartroundさえあれば管理の手間も気にならなくなるとのコメントをいただいています。

スタートアップが株主を増やす際、管理の手間がネックになるという要因でとまどってしまう場面があります。ですが、smartroundを使えばそうした管理の手間が気にならなくなるので、株主を増やしやすくなるのは大きいです。

またHelpfeel様にはデューデリジェンス（DD）の際にもsmartroundを活用し、業務負荷の軽減に成功しております。

監査における圧倒的なDDの量の多さに直面すると、smartroundに資料をまとめておくことの大事さを痛感します。

とにかく楽になりますよね。実際、資金調達時のDDの負担はかなり軽減されました。

機関決議にとどまらず、資金調達や株主に対しての資料の共有にも活用いただいている事例となっておりますので、気になる方は以下のリンクより全文をご確認ください。

事例記事の全文はこちら▼
https://jp.smartround.com/voc/Helpfeel

smartroundで実現する効率的な株主管理とバックオフィス最適化

事例記事の全文はこちら▼
https://jp.smartround.com/voc/BabyJam

BabyJamの亀谷様はもともとVCの出身で、以前から投資家としてsmartroundをご利用いただき、スタートアップの活用を促進されていました。今回は改めてスタートアップ側としてsmartroundをご利用いただき、以下のようなコメントをお寄せいただきました。

いざスタートアップ側に立ってみると、VC目線でも必要な機能に絞られていて「楽だな」と感じました。smartroundの資本政策、証券データ、株主総会、そしてライブラリを整えておけば投資家に共有すべき情報が一元管理できることになり、すごく助かっています。

スタートアップからすれば、投資家から見たsmartroundの利便性も大切ですし、そもそもスタートアップにとって必要な機能が網羅されているかが気になるところ。そういった観点でも、BabyJam様の事例はぜひご一読いただきたいです。

株主総会については、電子署名サービスから切り替えたので、署名されるのを確認しにいく時間や、回答をスプレッドシートで管理する時間も省けました。時間で考えると、10分の1程度にはなったでしょうか。

時間よりも大きかったのは、署名欄の日付、企業名、個人名、住所などを都度署名欄に流し込んで問題ないか確認することへの負担から解放されたことです。手動で入力し、都度間違いがないか確認していたのが、smartroundが自動で流し込んでくれるようになったので心理的にもかなり楽になりました。

時間的な工数の削減だけではなく、心理的な不安から解放されたことがよかったというお声は、担当者の方からよくいただきます。こういった負担に悩まされている方は、ぜひsmartroundを導入により解消に繋げていただければと思います。

事例記事の全文はこちら▼
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取締役会の労力を7割削減！株主とのコミュニケーションも集約し業務を効率化

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https://jp.smartround.com/voc/WHITECROSS

WHITE CROSS株式会社様の導入の決め手は、smartroundなら株主とのコミュニケーションを集約できることでした。

導入を決めたのは、株主とのコミュニケーションが全て集約できるツールだったからです。前任の頃はやりとりが全てメールだったため、煩雑で時間もかかっているのが課題感としてありました。

smartroundの検討にあたり、よく心配されるポイントの一つに「株主の反応」がありますすが、導入にあたって株主の抵抗はなく、現在はほぼ全ての株主とのやりとりをsmartroundのチャット機能に集約できたとのことです。

現在は一社を除いて、smartroundのチャットにコミュニケーションを集約できています。株主の中には大企業の方もいらっしゃるのですが、導入にあたっては特に大きな反対もなく、スムーズに使用いただけています。

コミュニケーションツールが分散すると、管理も煩雑になりコストもかかります。やりとりをsmartroundのチャットに集約することで、心理的なものも含め、負担の軽減に繋げられたようです。

また株主総会や取締役会の機能も活用し、利便性を実感いただいています。

途中で株主との間に発生するキャッチボールとかコミュニケーション（連絡手段）の多さに時間を費やしてしまうことは避けたいと考えていたので、smartroundに集約できてよかったと感じています。

smartroundを活用すれば、株主とのコミュニケーションがスムーズになります。多くの株主に一気に連絡できますし、進捗管理から書類の保管まで一元管理できるのは便利ですよね。

株主とのやり取りから事前承諾、株主総会、取締役会といった機関決議まで、コミュニケーションをsmartroundに集約いただくことで業務を効率化されています。同様の課題をお持ちの方がいらっしゃいましたら、まずは無料登録からお願いします。

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まとめ

本記事をお読みの方の中にも「株主コミュニケーションに課題を感じている」「株主総会や取締役会の運営や管理が手間になっている」といった方がいらっしゃるかと思います。そんなみなさまにこそ、smartroundを活用して今抱えている課題を解決いただきたいと考えています。

smartroundは無料で使い始めることができるプラットフォームです。

一部機能は有料になるものの、無料でもじゅうぶんお役に立てる機能もあるかと存じます。おそらく上記のような課題を感じられている方であれば何かしらお役に立てるかと思いますので、まずはお気軽に無料登録をお願いいたします。

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株主総会と取締役会の機能説明資料▼
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